CRM para WhatsApp · Blog de Chatrelo
Cómo pasar tus contactos de WhatsApp a un CRM
El paso a paso para llevar tu base de clientes a un CRM, con el formato del archivo y los errores que más se repiten.
Para pasar tus contactos de WhatsApp a un CRM, exportalos desde la agenda del teléfono o desde donde los tengás, limpiá los números al formato internacional, armá un CSV con nombre, teléfono y etiqueta, quitá duplicados e importalo. El historial de chats no se traslada completo: lo que se lleva es la base de clientes con su contexto.
La migración da miedo porque la base de clientes es lo más valioso que tiene un negocio que vende por WhatsApp. Bien hecha, toma una tarde. Mal hecha, deja números duplicados, clientes sin nombre y difusiones que rebotan. Este es el proceso que seguimos al implementar un CRM de WhatsApp para negocios.
Paso 1: Hacé el inventario de dónde están tus contactos
Casi nunca están en un solo lugar. Lo normal es encontrarlos en:
- La agenda del celular del negocio (y a veces en los celulares de los asesores).
- Google Contactos o iCloud, si el teléfono sincroniza.
- Un Excel o Google Sheets de pedidos o clientes.
- Otro CRM o una tienda online (Shopify, WooCommerce), que exportan en CSV.
Juntá todo en un solo archivo antes de importar. Importar por partes es la forma más rápida de crear duplicados.
Paso 2: Exportá desde cada fuente
- Agenda del teléfono: la app de WhatsApp Business no tiene un botón para exportar todos los contactos. Exportalos desde la agenda: en Android, desde Google Contactos (contacts.google.com → Exportar → CSV de Google); en iPhone, desde iCloud como vCard y luego a CSV.
- Hojas de cálculo: descargá en CSV.
- Otro CRM o tienda: usá su opción de exportar contactos o clientes. Si venís de Kommo, exportás contactos y negocios en CSV y se importan igual.
Paso 3: Limpiá los números de teléfono
Es el paso que más errores evita. La API de WhatsApp identifica a cada persona por su número en formato internacional.
| Así viene | Así debe quedar |
|---|---|
| 315 123 4567 | 573151234567 |
| (315) 123-4567 | 573151234567 |
| +57 315 1234567 | 573151234567 |
| 0057 3151234567 | 573151234567 |
Código de país (57 para Colombia), sin espacios, paréntesis ni guiones. Algunos CRM aceptan el "+" adelante; revisá el formato que pide el tuyo.
Paso 4: Armá el CSV con las columnas mínimas
- nombre: como lo vas a saludar.
- telefono: en formato internacional.
- etiqueta: la etapa o tipo de cliente (Cliente, Cotizado, Recompra).
- ciudad o producto: solo si vas a segmentar por eso.
- acepta_mensajes: si dio permiso para recibir mensajes de tu negocio.
Ejemplo de archivo
nombre,telefono,etiqueta,ciudad,acepta_mensajes
Valentina Gómez,573151234567,Cliente,Cali,si
Julián Ramírez,573004567890,Cotizado,Bogotá,si
Chatrelo · CRM para WhatsApp
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Ver el CRM para WhatsApp por tipo de negocioPaso 5: Quitá duplicados
Ordená el archivo por la columna de teléfono y eliminá los repetidos. En Google Sheets podés usar Datos → Limpieza de datos → Quitar duplicados, seleccionando solo la columna del teléfono. Si un cliente aparece dos veces con datos distintos, quedate con la fila más completa.
Paso 6: Importá y revisá una muestra
- Importá primero 10 contactos de prueba.
- Revisá que el nombre, el número y la etiqueta quedaron bien.
- Escribile a uno de ellos desde el CRM para confirmar que el número funciona.
- Si todo está bien, importá el resto.
Qué pasa con el historial de chats
WhatsApp permite exportar cada chat como archivo de texto, pero eso no se convierte en conversaciones dentro de un CRM. En la práctica, lo que se lleva es el contexto: la etiqueta, la etapa y una nota con lo importante ("compró en marzo", "pidió cotización de 20 unidades").
Sobre el número: en muchos casos hoy se puede conectar a la API sin perder la app ni las conversaciones del teléfono. Hay que revisarlo caso por caso; lo explicamos en la guía de WhatsApp Business API en Colombia.
Antes de la primera difusión: el consentimiento
Tener el número de alguien no es lo mismo que tener permiso para escribirle. Meta exige que el cliente haya aceptado recibir mensajes de tu negocio para los mensajes que vos iniciás. Escribirle a una base fría baja la calidad de tu número y puede limitar tus envíos. Por eso conviene la columna acepta_mensajes desde el inicio.
En resumen
- Juntá todas las fuentes en un solo archivo antes de importar.
- Números en formato internacional, sin duplicados, con etiqueta.
- Probá con 10 contactos, importá el resto y difundí solo a quien aceptó.
La migración es el día 4 del plan de implementación en 7 días. Si todavía estás eligiendo herramienta, preguntá cómo importa y cómo exporta: está en cómo elegir un CRM para WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden exportar todos los contactos de WhatsApp Business de una vez?
La app no tiene un botón para exportar todos los contactos. Los contactos están en la agenda del teléfono, así que se exportan desde ahí, por ejemplo desde Google Contactos en CSV.
¿Puedo pasar el historial de chats al CRM?
No de forma completa. WhatsApp permite exportar cada chat como archivo de texto, pero eso no se convierte en conversaciones dentro del CRM. Lo práctico es importar contactos con etiquetas y notas, y que el historial nuevo quede en el CRM desde el primer día.
¿Puedo enviarle una difusión a toda mi base después de importarla?
Solo a quienes aceptaron recibir mensajes de tu negocio. Meta exige ese consentimiento para los mensajes que inicia la empresa, y enviar a quien no lo dio baja la calidad de tu número.
¿En qué formato van los números de teléfono?
Con código de país y sin espacios ni símbolos, por ejemplo 573151234567 o +573151234567. Es el formato que usa la API de WhatsApp.